Nimmt es eine ganze Weile in Anspruch, bis die Buchhaltung zu finalen Prüfungen kommt oder Finanzberichte? Vielleicht fängt dein Startup gerade erst mit der internen Spesenverfolgung an. Oder vielleicht werden Sie zum ersten Mal gebeten, eine Spesenabrechnung einzureichen. Das ist absolut keine Schande. Und der Prozess muss nicht entmutigend sein.

Wir sind tatsächlich hier, um Ihnen konkrete Möglichkeiten zu bieten, Ihre Berichtsanforderungen mit allem, was Sie über Spesenabrechnungen wissen müssen, zu erleichtern.

Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Bereitstellung dieser Dateien. Und lernen Sie innovative Methoden kennen, mit denen Spesenmanagement-Software Aufgaben bewältigen kann, die ansonsten sehr anspruchsvoll und möglicherweise überwältigend wären. Kommen wir also zu allem, was Sie über die Einreichung von Spesenabrechnungen wissen müssen.

Erstens, was ist eine Spesenabrechnung?

Immer wenn ein Teammitglied oder ein Geschäftspartner Ausgaben tätigt, die normalerweise den Auslagen unserer Startup-Aktivitäten entsprechen, müssen sie erstattet werden. Und diese professionellen Kosten müssen in Form eines Formulars oder einer Ablage und Abrechnung erfasst werden, die wir als Spesenabrechnungen bezeichnen.

Unsere Stakeholder können im Rahmen dieser internen Prozesse für die Mittel entschädigt werden, die wir ihnen technisch und zu Recht schulden. Aber wir müssen auch sicherstellen, dass dies manchmal der Fall ist. Und diese Art von Dateien hilft auch in diesem Sinne.

Aber seien Sie ein Technikfreak in Bezug auf Spesenabrechnungen

Als Anmerkung zu dem oben Gesagten: Diese großen alten Ordner voller Papierrechnungen und Monatsetiketten sind nicht unbedingt das, was wir brauchen, um unsere Buchhaltungsbedürfnisse zu regeln.

Wir befinden uns auch in der perfekten Ära, um fast alles digital zu machen. Und dazu gehört auch die Online-Abrechnung und Nachverfolgung von Spesen, wenn wir möchten. Deshalb werden wir weiter unten näher darauf eingehen, wie Sie die Online-Spesenverwaltungssoftware optimal nutzen können. ‍

Sparen Sie dabei jedoch viel Zeit.

Wenn wir das Kostenmanagement automatisieren, gewinnen wir jede Menge Zeit für dringendere Geschäftsanforderungen. Durch die Rationalisierung dieser Prozesse kann die Anzahl der Personalressourcen reduziert werden, die wir bereitstellen müssen, was für ein laufendes Unternehmen im Wesentlichen auch einen geringen Mehrwert darstellt.

Eine Spesenabrechnung ist notwendig, sogar lebenswichtig und natürlich fast obligatorisch. Aber wir können uns sicherlich mehr auf andere Aspekte eines wachsenden Unternehmens konzentrieren, wenn wir uns auf Online-Tools verlassen, die alles für uns verwalten. Schauen wir uns also an, wie man die Spesenabrechnung für Startups verwaltet.

Wie verwalten Sie die Spesenabrechnung?

Beginnen Sie mit einer Richtlinie rund um das Thema. Geben Sie den Leuten Hinweise, was angemessene Geschäftsausgaben bedeuten und wie sie deren Erstattung beantragen können. Schließen Sie Validierung, Kontrolle und Überprüfung in den Prozess ein, damit Sie sicherstellen können, dass die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden, bevor Zahlungen ausgestellt werden.

Beachten Sie, dass Sie möglicherweise sehr persönliche Schritte ausführen müssen, bevor sich Ihr Buchhaltungsteam sicher fühlen kann, Geld zu bewegen. Erkundigen Sie sich diesbezüglich bei ihnen. Am Ende werden sie diejenigen sein, die sich mit diesen Aufgaben befassen, und es ist großartig, diese Art von Systemen in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten einzurichten.

Denken Sie auch daran, dass mit der Größe der Teams auch die Anzahl der Aufgaben und Pflichten zunimmt, die erforderlich sind, um diese Finanzprozesse am Laufen zu halten. Und es gibt auch den menschlichen Aspekt, Fehler zu machen und Betrug zu begehen, der in diese Gleichung einfließen muss. Aus diesem und vielen anderen Gründen, auf die wir gleich eingehen werden, empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall, sich auf automatisierte Softwareprozesse zu verlassen, um Ihre Spesenabrechnung übersichtlich zu erledigen.

Grundlegende Angaben zur Spesenabrechnung

Also, was beinhalten Spesenabrechnungen unbedingt?

Im einfachsten aller Formate hätten Sie eine Excel-Tabelle, in der das Datum, an dem Ausgaben getätigt wurden, und Einzelheiten dazu, wie Grund und beteiligte Personen, aufgeführt sind. Natürlich sind diese Dateien für andere Tools wie Word, PDF, Pages oder andere ähnliche Programme geöffnet.

Sie können das auch so klar oder breit machen, wie Sie möchten. Spesenabrechnungen müssen jedoch sowohl Belege als auch Angaben darüber enthalten, wo die jeweiligen Kosten entstanden sind. Diese können sich beispielsweise auf eine Autovermietung, Parkgebühren, Benzin, Flugkosten sowie Hotel- oder Restaurantrechnungen beziehen.

Und Sie können eine Zeile für den Titel oder die Position des Mitarbeiters hinzufügen, um den Überblick über die einzelnen Abteilungen, Teams und ähnliche Titel zu erleichtern. Denken Sie daran, nicht nur das Datum zu protokollieren, an dem Rückerstattungen eingereicht werden. Sie benötigen auch die Daten, an denen die betreffenden Aktivitäten tatsächlich stattgefunden haben. Zwischen den beiden besteht ein Spielraum von geringer Signifikanz.

Macht auch immer Platz für Steuern! Das ist ein weiterer wichtiger Aspekt, weshalb wir alles im Auge behalten müssen, was wir, einschließlich aller Mitarbeiter unseres Unternehmens, ausgeben.

Wie können Online-Spesenabrechnungstools helfen?

Bei all dem können Ausgabenverwaltungssoftware oder Online-Plattformen für dieses Ziel enorm helfen. Mit automatisierten Tools können die digitalen Bilder unserer Rechnungen automatisch in vollständige Sätze notwendiger Details umgewandelt werden, die beispielsweise direkt in einer Cloud gespeichert werden. Der Bericht wird selbst aus einer JPG-Datei generiert! Kannst du das glauben? Es wirkt Wunder für unsere Schnelligkeit, wirklich.

Dann informieren automatische Benachrichtigungen die Stakeholder in unseren Unternehmen darüber, dass die Ausgaben nachverfolgt wurden. Dazu gehört auch, dass die Buchhalter darüber informiert werden, dass sie die ausgezahlten Gelder überprüfen und hoffentlich genehmigen sollten. Oder sie können diese einfach zur notwendigen Anpassung zurückschicken.

Sie können diesen Tools Grenzen setzen, um auch interne Budgets genau verwalten zu können. Und Archive werden übersichtlich auf einer Cloud-basierten Plattform gespeichert, auf die alle relevanten Parteien jederzeit selbst zugreifen können.

Ein großer Vorteil der Verwendung zentralisierter Tools besteht darin, Rückschlüsse auf unsere bisherigen Ausgaben zu ziehen, um unsere Abläufe konkret zu verbessern. Wenn Sie klaren Zugriff auf alle hier präsentierten Daten haben, ist es einfacher, monatliche, vierteljährliche oder sogar jährliche Schlussfolgerungen zu ziehen. Diese können wichtige Prognosen liefern, die unserem Startup helfen, bessere finanzielle Entscheidungen und Strategien zu treffen.

Alles in allem können Online-Plattformen wie Recurring, die auf die Verwaltung wiederkehrender Ausgaben ausgerichtet sind, bei der Organisation und Verwaltung der beruflichen Ausgaben helfen. Für uns geht es darum, interne Rückerstattungen reibungslos abzuwickeln und gleichzeitig Ihrem Unternehmen und Ihren Teammitgliedern täglich viel Zeit und Geld zu sparen.
Möchten Sie herausfinden, wie Recurring bei dieser und vielen anderen Aufgaben helfen kann? Prüfen Wiederkehrend jetzt draußen.